Bảng thông tin văn phòng – Giải pháp quản lý thông tin trực quan cho doanh nghiệp
Bảng thông tin văn phòng là giải pháp giúp doanh nghiệp trình bày, cập nhật và quản lý thông tin một cách trực quan ngay tại nơi làm việc. Không chỉ dùng để dán thông báo, bảng thông tin hiện nay còn được sử dụng để theo dõi nội quy, KPI, kế hoạch, tiến độ công việc, lịch công tác, thông tin nhân sự và các hoạt động nội bộ.
Thay vì sử dụng nhiều tờ giấy rời, thông tin phân tán trên nhiều vị trí hoặc trên thiết bị thông minh đi chăng nữa, doanh nghiệp có thể tập trung các nội dung quan trọng trên một hệ thống bảng được thiết kế rõ ràng, dễ nhìn, dễ cập nhật và luôn gây chú ý trực quan nhất.
BAVICO cung cấp nhiều loại bảng thông tin văn phòng với các cấu hình và kích thước khác nhau, từ bảng thông tin, bảng tin, bảng nội quy đến bảng KPI, bảng kế hoạch, bảng theo dõi công việc, bảng lịch công tác và bảng thiết kế theo yêu cầu.
Các loại bảng thông tin văn phòng BAVICO
Mỗi phòng ban có một nhu cầu quản lý thông tin khác nhau. Phòng nhân sự cần bảng nội quy và thông báo; phòng kinh doanh cần bảng KPI; phòng điều hành cần bảng kế hoạch và tiến độ; trong khi khu vực chung cần bảng tin và thông tin nội bộ.
Vì vậy, BAVICO thiết kế nhiều loại bảng thông tin văn phòng theo từng mục đích sử dụng.
Bảng thông tin văn phòng
Bảng thông tin văn phòng được sử dụng để trình bày các thông tin cần nhân viên, khách hàng hoặc khách đến làm việc dễ dàng quan sát.
Nội dung có thể thay đổi thường xuyên như:
- Thông báo nội bộ.
- Lịch họp.
- Thông tin nhân sự.
- Quy định chung.
- Sơ đồ tổ chức.
- Thông tin liên hệ.
- Kế hoạch hoạt động.
- Thông tin sự kiện của doanh nghiệp.
Bảng có thể được bố trí tại sảnh, khu vực lễ tân, hành lang, phòng họp, khu vực làm việc chung hoặc trước phòng ban.
Tùy nội dung, BAVICO có thể tư vấn dạng bảng phù hợp để vừa dễ cập nhật vừa tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho văn phòng.
Bảng tin văn phòng
Bảng tin văn phòng phù hợp với những doanh nghiệp thường xuyên có thông báo, tin tức hoặc nội dung cần truyền đạt đến nhiều nhân viên một cách trực quan, truyền thông liên tục & gây chú ý.
Bảng tin có thể sử dụng để:
- Thông báo hoạt động nội bộ.
- Tin tức doanh nghiệp.
- Sinh nhật nhân viên.
- Thành tích cá nhân và tập thể.
- Hoạt động văn hóa doanh nghiệp.
- Thông tin tuyển dụng nội bộ.
- Hình ảnh sự kiện.
- Các chương trình thi đua.
Việc bố trí bảng tin tại khu vực sinh hoạt chung giúp thông tin dễ tiếp cận mà không phụ thuộc hoàn toàn vào email hoặc các kênh thông báo trực tuyến dễ bỏ qua hoặc dễ quên.
Bảng nội quy văn phòng
Bảng nội quy văn phòng giúp doanh nghiệp trình bày các quy định cần được nhân viên và khách đến làm việc nhìn thấy rõ ràng.
Nội dung có thể bao gồm:
- Nội quy làm việc.
- Thời gian làm việc.
- Quy định ra vào.
- Quy định sử dụng tài sản chung.
- Quy định an toàn.
- Quy định về tác phong.
- Quy định phòng cháy chữa cháy.
- Các yêu cầu riêng của doanh nghiệp.
Bảng nội quy có thể được thiết kế theo nhận diện thương hiệu, màu sắc và bố cục phù hợp với không gian văn phòng.
Bảng KPI văn phòng
Bảng KPI văn phòng là công cụ trực quan giúp theo dõi mục tiêu và kết quả thực hiện của cá nhân, nhóm hoặc phòng ban.
Tùy đặc thù doanh nghiệp, bảng KPI có thể thể hiện:
- Mục tiêu tháng.
- Chỉ tiêu doanh số.
- Kết quả thực hiện.
- Tỷ lệ hoàn thành.
- Xếp hạng nhân viên.
- KPI từng phòng ban.
- Mục tiêu tuần/tháng/quý.
- Tiến độ so với kế hoạch.
Bảng KPI có thể được chia thành nhiều khu vực để người xem nhìn nhanh mục tiêu – kết quả – mức độ hoàn thành, thay vì phải đọc một bảng dữ liệu dài.
Đối với doanh nghiệp sử dụng KPI thường xuyên, BAVICO có thể tư vấn bố cục bảng theo số lượng nhân sự, số chỉ tiêu và chu kỳ cập nhật.
Bảng kế hoạch văn phòng
Bảng kế hoạch văn phòng giúp trình bày các công việc cần thực hiện theo tuần, tháng hoặc quý.
Bảng có thể được chia theo:
- Phòng ban.
- Người phụ trách.
- Thời gian.
- Công việc.
- Mục tiêu.
- Tiến độ.
- Kết quả.
- Ghi chú.
Việc trình bày kế hoạch trên bảng giúp các thành viên dễ dàng nắm được việc gì cần làm, ai phụ trách và đang ở giai đoạn nào.
Bảng theo dõi công việc
Bảng theo dõi công việc phù hợp với các phòng ban cần cập nhật tiến độ hàng ngày hoặc hàng tuần.
Một bố cục phổ biến có thể chia thành:
Công việc cần làm → Đang thực hiện → Chờ xử lý → Hoàn thành
Tùy quy trình của doanh nghiệp, BAVICO có thể thiết kế thêm các cột như người phụ trách, thời hạn, mức độ ưu tiên hoặc ghi chú.
Đây là dạng bảng phù hợp cho phòng kinh doanh, marketing, sản xuất, kỹ thuật, hành chính và các nhóm dự án.
Bảng lịch công tác văn phòng
Bảng lịch công tác giúp trình bày lịch làm việc, lịch họp, lịch đi công tác hoặc các hoạt động quan trọng của phòng ban.
Bảng có thể được thiết kế theo:
- Lịch ngày.
- Lịch tuần.
- Lịch tháng.
- Lịch phòng họp.
- Lịch công tác nhân viên.
- Lịch làm việc của lãnh đạo.
- Lịch sự kiện doanh nghiệp.
Thiết kế lịch trực quan giúp nhân viên dễ dàng kiểm tra lịch mà không cần hỏi lại từng phòng ban.
Bảng thông tin thiết kế theo yêu cầu
Không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng cùng một mẫu bảng. Với những yêu cầu đặc thù, BAVICO nhận thiết kế bảng thông tin theo yêu cầu dựa trên nội dung và không gian thực tế.
Có thể tùy chỉnh:
- Kích thước bảng.
- Số lượng khu vực thông tin.
- Bố cục các cột.
- Tiêu đề từng khu vực.
- Logo doanh nghiệp.
- Màu sắc nhận diện.
- Nội dung in sẵn.
- Loại mặt bảng.
- Kiểu khung.
- Phương án treo hoặc lắp đặt.
Đây là giải pháp phù hợp với doanh nghiệp muốn có một bảng quản lý thông tin riêng theo quy trình vận hành, thay vì sử dụng mẫu có sẵn.
Bảng thông tin văn phòng có thể kết hợp nhiều chức năng
Một trong những ưu điểm của việc thiết kế bảng theo yêu cầu là có thể kết hợp nhiều nội dung trên cùng một hệ thống bảng.
Ví dụ:
Bảng KPI + Bảng kế hoạch + Bảng theo dõi công việc
hoặc:
Bảng nội quy + Bảng thông tin + Bảng tin nội bộ
hoặc:
Lịch công tác + Lịch họp + Công việc trong tuần
Cách bố trí này giúp doanh nghiệp tận dụng diện tích tường và tạo một khu vực thông tin tập trung cho từng phòng ban.
Các loại mặt bảng cho bảng thông tin văn phòng
Tùy mục đích sử dụng, bảng thông tin văn phòng có thể sử dụng nhiều loại mặt bảng khác nhau.
Bảng thông tin viết bút lông
Phù hợp với bảng KPI, bảng kế hoạch và bảng theo dõi công việc cần cập nhật thường xuyên.
Có thể sử dụng bút lông để ghi, xóa và cập nhật nội dung nhanh chóng.
Phù hợp với bảng tin, thông báo nội bộ, hình ảnh, poster và các tài liệu cần thay đổi thường xuyên.
Người sử dụng có thể tháo, thay và sắp xếp lại nội dung tùy nhu cầu.
>>> Xem video các loại bảng viết bút lông của BAVICO
Bảng thông tin ghim giấy
Phù hợp với bảng tin, thông báo nội bộ, hình ảnh, poster và các tài liệu cần thay đổi thường xuyên.
Người sử dụng có thể tháo, thay và sắp xếp lại nội dung tùy nhu cầu.
Bảng thông tin kết hợp nhiều khu vực
Có thể kết hợp các khu vực viết, ghim hoặc trình bày nội dung cố định trên cùng một bảng.
Ví dụ:
Khu vực KPI + khu vực kế hoạch + khu vực ghi chú
hoặc:
Khu vực thông báo + khu vực lịch công tác + khu vực tin nội bộ
Cấu hình này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp muốn sử dụng một bảng nhưng cần quản lý nhiều nhóm thông tin.
Bảng thông tin văn phòng được sử dụng ở đâu?
Bảng thông tin văn phòng không chỉ phù hợp với phòng hành chính mà có thể được bố trí tại nhiều vị trí trong doanh nghiệp.
Bảng thông tin tại sảnh và khu vực lễ tân
Dùng để trình bày thông tin doanh nghiệp, sơ đồ, hướng dẫn, nội quy, thông báo hoặc các nội dung dành cho khách đến làm việc.
Bảng thông tin tại phòng họp
Có thể sử dụng để trình bày lịch họp, kế hoạch, KPI, mục tiêu và các thông tin cần theo dõi trong các cuộc họp.
Bảng thông tin tại phòng ban
Phù hợp để theo dõi công việc, KPI, kế hoạch tuần, lịch công tác và các mục tiêu của từng phòng ban.
Bảng thông tin tại khu vực làm việc chung
Có thể sử dụng làm bảng tin nội bộ, bảng thông báo, bảng hoạt động doanh nghiệp hoặc khu vực cập nhật thông tin chung.
Bảng thông tin cho nhà máy và khu vực sản xuất
Ngoài văn phòng, các loại bảng thông tin còn có thể được sử dụng để trình bày nội quy, quy trình, thông tin an toàn, kế hoạch sản xuất, tiến độ và các thông tin vận hành.
Lợi ích khi sử dụng bảng thông tin văn phòng
Thông tin dễ nhìn và dễ cập nhật
Các nội dung quan trọng được tập trung tại một vị trí giúp nhân viên dễ quan sát và cập nhật nhanh.
Hỗ trợ quản lý công việc trực quan
Bảng KPI, bảng kế hoạch và bảng theo dõi công việc giúp biến các mục tiêu và tiến độ thành thông tin trực quan, dễ theo dõi.
Tăng tính chuyên nghiệp cho văn phòng
Một hệ thống bảng được thiết kế đồng bộ với không gian và nhận diện thương hiệu giúp khu vực làm việc gọn gàng và chuyên nghiệp hơn.
Tận dụng hiệu quả diện tích tường
Thay vì sử dụng nhiều giấy thông báo hoặc bảng nhỏ rời rạc, doanh nghiệp có thể tổ chức nội dung trên một hệ thống bảng phù hợp với diện tích thực tế.
Dễ thay đổi theo nhu cầu sử dụng
Đối với các bảng sử dụng để cập nhật KPI, kế hoạch, công việc hoặc lịch công tác, nội dung có thể được thay đổi thường xuyên mà không cần thay toàn bộ bảng.
Thiết kế bảng thông tin văn phòng theo nhận diện doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, bảng thông tin không chỉ có chức năng truyền tải nội dung mà còn là một phần của không gian làm việc và hình ảnh thương hiệu.
BAVICO có thể tư vấn bố cục bảng theo:
- Logo doanh nghiệp.
- Màu sắc thương hiệu.
- Tên phòng ban.
- Kích thước khu vực lắp đặt.
- Nội dung cần hiển thị.
- Số lượng người sử dụng.
- Tần suất cập nhật thông tin.
Bảng có thể được thiết kế theo phong cách tối giản, hiện đại, chuyên nghiệp hoặc theo nhận diện riêng của từng doanh nghiệp.
Bảng thông tin văn phòng theo kích thước yêu cầu
Không gian mỗi văn phòng khác nhau nên kích thước bảng không nhất thiết phải theo một quy chuẩn duy nhất.
BAVICO có thể tư vấn kích thước dựa trên:
- Chiều rộng khu vực lắp đặt.
- Chiều cao tường.
- Khoảng cách quan sát.
- Số lượng nội dung cần trình bày.
- Số lượng nhân viên sử dụng.
- Cách bố trí nội thất.
Đối với những bảng có nhiều nội dung như bảng KPI, bảng kế hoạch hoặc bảng theo dõi công việc, kích thước và bố cục cần được tính toán ngay từ đầu để thông tin không bị quá nhỏ hoặc quá dày.
Vì sao nên đặt bảng thông tin văn phòng theo yêu cầu tại BAVICO?
BAVICO có kinh nghiệm sản xuất nhiều dòng bảng phục vụ văn phòng, trường học, doanh nghiệp và các không gian chuyên dụng.
Thay vì chỉ cung cấp một mẫu bảng có sẵn, BAVICO có thể tư vấn theo mục đích sử dụng thực tế của từng phòng ban.
Khách hàng có thể yêu cầu:
- Kích thước riêng.
- Bố cục riêng.
- Nội dung riêng.
- Logo và nhận diện thương hiệu.
- Kết hợp nhiều chức năng.
- Loại mặt bảng phù hợp.
- Phương án treo hoặc lắp đặt.
Điểm quan trọng là bảng được thiết kế để phục vụ cách doanh nghiệp đang quản lý thông tin, thay vì doanh nghiệp phải thay đổi cách làm việc để phù hợp với một mẫu bảng có sẵn.
BAVICO – Sản xuất bảng thông tin văn phòng theo yêu cầu
BAVICO là đơn vị sản xuất các dòng bảng phục vụ văn phòng, trường học và doanh nghiệp, với nhiều lựa chọn về kích thước, kiểu dáng, mặt bảng và công năng.
Từ bảng thông tin, bảng tin, bảng nội quy đến bảng KPI, bảng kế hoạch, bảng theo dõi công việc, bảng lịch công tác, BAVICO có thể tư vấn và thiết kế theo nhu cầu thực tế.
Đặc biệt, với các doanh nghiệp có quy trình quản lý riêng, BAVICO có thể thực hiện bảng thông tin thiết kế theo yêu cầu, giúp kết hợp nhiều nội dung trên cùng một hệ thống và tận dụng hiệu quả diện tích văn phòng.
Gửi cho BAVICO kích thước khu vực cần lắp bảng, hình ảnh vị trí và nội dung cần hiển thị để được tư vấn phương án phù hợp.
Câu hỏi thường gặp về bảng thông tin văn phòng
Bảng thông tin văn phòng dùng để làm gì?
Bảng thông tin văn phòng được sử dụng để trình bày và cập nhật các nội dung như thông báo, nội quy, KPI, kế hoạch, tiến độ công việc, lịch công tác và thông tin nội bộ.
Có thể làm bảng KPI theo mẫu riêng của doanh nghiệp không?
Có. BAVICO có thể thiết kế bảng KPI theo số lượng chỉ tiêu, phòng ban, nhân sự, chu kỳ cập nhật và cách quản lý của từng doanh nghiệp.
Có thể kết hợp bảng KPI và bảng kế hoạch trên cùng một bảng không?
Có. Có thể chia bảng thành nhiều khu vực để kết hợp KPI, kế hoạch, tiến độ công việc, lịch công tác hoặc các nội dung khác.
BAVICO có nhận làm bảng thông tin theo kích thước yêu cầu không?
Có. BAVICO có thể tư vấn và sản xuất bảng theo kích thước, bố cục, nội dung, logo và nhu cầu sử dụng thực tế.
Nên chọn bảng viết hay bảng ghim cho văn phòng?
Tùy mục đích sử dụng. Bảng viết phù hợp với KPI, kế hoạch và công việc cần cập nhật thường xuyên; bảng ghim phù hợp với thông báo, hình ảnh và tài liệu cần thay đổi; ngoài ra có thể kết hợp nhiều loại mặt bảng trên cùng một hệ thống.
Có thể thiết kế bảng theo màu nhận diện thương hiệu không?
Có thể thiết kế bố cục, tiêu đề và các khu vực thông tin theo nhận diện của doanh nghiệp, tùy theo phương án sản xuất được lựa chọn.
Đặt bảng thông tin văn phòng theo yêu cầu tại BAVICO
Bạn đang cần bảng thông tin, bảng tin, bảng nội quy, bảng KPI, bảng kế hoạch, bảng theo dõi công việc hay bảng lịch công tác?
Hãy gửi cho BAVICO:
- Kích thước khu vực cần lắp bảng.
- Hình ảnh vị trí lắp đặt.
- Nội dung cần trình bày.
- Số lượng bảng.
- Logo hoặc nhận diện doanh nghiệp nếu có.
BAVICO sẽ tư vấn kích thước, bố cục, loại bảng và phương án phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.
BAVICO – Thiết kế bảng thông tin văn phòng theo nhu cầu, theo không gian và theo cách doanh nghiệp vận hành.
